業務自動化ワークフロー

n8n × AI による 4業務の自動化デモ

ニチフ様向け|ピースフラットシステム
📥
WF1: 請求書自動DL
取引先ポータル → フォルダ振り分け → Teams通知
📝
WF2: 見積 & 在庫確認
FAX OCR → 見積作成 or 在庫照合 → 自動回答
💰
WF3: 入金消込
振込データ × 売掛金 → 自動突合 → 差分レポート
🎙️
WF4: 議事録自動作成
Teams/対面 → 文字起こし → AI議事録 → 自動保存
WF1: 請求書自動ダウンロード
取引先のWebサイト・ポータルから請求書を自動ダウンロードし、所定フォルダに振り分け、Teams通知を送るワークフロー。電子帳簿保存法対応。

ワークフロー全体図

graph LR A["⏰ スケジュール\n日次/週次"] --> B["🌐 取引先サイト\nログイン"] B --> C["📄 請求書\nダウンロード"] C --> D["🤖 AI-OCR\nデータ抽出"] D --> E["📁 フォルダ\n自動振り分け"] E --> F["💬 Teams\n完了通知"] C --> G["⚠️ エラー時\nTeams通知"] style A fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed style B fill:#dbeafe,stroke:#2563eb style C fill:#dbeafe,stroke:#2563eb style D fill:#fce7f3,stroke:#db2777 style E fill:#dcfce7,stroke:#16a34a style F fill:#fff7ed,stroke:#ea580c style G fill:#fef2f2,stroke:#dc2626

処理ステップ

1. スケジュールトリガー

日次または週次のスケジュールで自動実行。取引先ごとにサブワークフローを起動します。

n8n Schedule Trigger
🌐

2. 取引先サイトへ自動ログイン・ダウンロード

各取引先のポータルサイトに自動ログインし、新着請求書をダウンロード。APIがあるサイトはAPI経由、ないサイトはPlaywrightでブラウザ自動操作。

Playwright / HTTP Request
🤖

3. AI-OCRでデータ抽出

ダウンロードした請求書PDFからAI-OCRで取引先名・日付・金額等を自動抽出し、メタデータを付与します。

Google Document AI / Claude Vision
📁

4. フォルダ自動振り分け

取引先名・日付をもとに所定のフォルダ構造に自動保存。電子帳簿保存法の要件(取引先名・日付・金額で検索可能)を満たす命名規則を適用。

OneDrive / SharePoint
💬

5. Teams通知

処理完了後、経理担当者のTeamsチャンネルに結果サマリーを通知。エラー発生時もアラートを即時送信。

Microsoft Teams

▶ デモ: ワークフロー実行シミュレーション

ボタンを押すと、ワークフローの実行イメージを体験できます。

取引先サイトにアクセス中...
💬 Teams - 経理チャンネル たった今
📥 請求書自動ダウンロード 完了
・処理件数: 12件(3サイト)
・保存先: 経理/請求書/2026年04月/
・ステータス: 全件成功

取引先件数ステータス
住友電工5件✓ 完了
古河電気工業4件✓ 完了
フジクラ3件✓ 完了
WF2: 見積書自動作成 & 在庫確認
FAXで届いた依頼内容をAI-OCRで読み取り、「見積依頼」か「在庫確認」かをAIが自動判別。それぞれ専用のワークフローで処理し、担当者確認後に顧客へ回答。
📝 見積依頼 ver ― 単価表から探し見積書を自動作成

ワークフロー全体図

graph LR A["📠 FAX受信\n見積依頼書"] --> B["🤖 AI-OCR\n内容読取・判別"] B -->|"見積依頼"| C["📊 単価マスタ\nルックアップ"] C --> D["📄 見積書PDF\n自動生成"] D --> E["💬 Teams\n確認依頼"] E --> F["✅ 承認"] F --> G["📧 顧客へ\nメール/FAX送信"] style A fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed style B fill:#fce7f3,stroke:#db2777 style C fill:#dbeafe,stroke:#2563eb style D fill:#dbeafe,stroke:#2563eb style E fill:#fff7ed,stroke:#ea580c style F fill:#dcfce7,stroke:#16a34a style G fill:#dcfce7,stroke:#16a34a

処理ステップ

📠

1. FAX見積依頼の受信

取引先からFAXで届いた依頼書をスキャンし、所定フォルダに保存されたタイミングでワークフローが起動。

フォルダ監視トリガー
🤖

2. AI-OCRで内容読取 & 依頼種別の自動判別

FAX画像から顧客名・商品名・数量・仕様等をAI-OCRで自動抽出。同時に「見積依頼」か「在庫確認」かをAIが自動判別し、適切なワークフローに振り分け。ドキュワークスファイルにも対応。

Claude Vision / Mistral OCR
📊

3. 単価マスタからルックアップ

Google Sheetsの単価マスタ(顧客×商品→単価)を照合し、見積金額を自動算出。過去の取引実績・顧客別掛け率も参照。

Google Sheets API
📄

4. 見積書PDF自動生成

テンプレートに基づき見積書PDFを自動生成。所定フォルダに保存。

CraftMyPDF / HTML-to-PDF
💬

5. Teams確認依頼 → 承認後送信

担当者にTeamsで確認依頼を送信。内容チェック後に承認ボタンを押すと、顧客にメールまたはFAXで自動送信。

Teams Adaptive Card / メール

▶ デモ: 見積依頼 → 見積書自動生成

FAXで届いた見積依頼が自動処理されるイメージです。

FAX画像を読み取り中...
🤖 AI-OCR 読取結果

判別結果: 見積依頼

項目抽出結果
顧客名三菱電機株式会社 名古屋製作所
依頼日2026年4月8日
商品1R形裸圧着端子 R2-4(500個)
商品2絶縁被覆付圧着端子 RBV5.5-4(200個)
商品3電線加工品 AWG22 UL1007 赤 300mm(1,000本)
📊 単価ルックアップ結果
商品数量単価金額
R形裸圧着端子 R2-4500¥8¥4,000
絶縁被覆付 RBV5.5-4200¥22¥4,400
電線加工品 AWG22 UL10071,000¥45¥45,000
合計(税抜)¥53,400
💬 Teams - 営業チャンネル たった今
📝 見積書が自動作成されました
・顧客: 三菱電機(株) 名古屋製作所
・商品: 3品目
・合計金額: ¥53,400(税抜)
・見積書: 見積書_三菱電機_20260409.pdf

WF3: 入金消込自動化
銀行振込データと売掛金データをAIで突合し、入金消込を自動化。複数営業所(東京・大阪等)からの一括入金を個別に振り分ける処理に対応。差分がある場合はレポートで通知。

ワークフロー全体図

graph LR A["🏦 銀行振込データ\nCSV/PDF取得"] --> C["🤖 AI突合エンジン\nマッチング処理"] B["📊 売掛金データ\n基幹システム"] --> C C --> D{"一致?"} D -->|"✅ 一致"| E["自動消込\n完了処理"] D -->|"⚠️ 差分あり"| F["📋 差分レポート\nGoogle Sheets"] E --> G["💬 Teams\n完了通知"] F --> G style A fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed style B fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed style C fill:#fce7f3,stroke:#db2777 style D fill:#fff7ed,stroke:#ea580c style E fill:#dcfce7,stroke:#16a34a style F fill:#fef2f2,stroke:#dc2626 style G fill:#fff7ed,stroke:#ea580c

処理ステップ

🏦

1. 銀行振込データ取得

銀行の振込明細データ(CSV or PDF)を取得。複数口座に対応。

ファイル取得 / API連携
📊

2. 売掛金データ取得

基幹システムの売掛金データを取得。得意先コード・営業所・金額等を含む。

CSV / Excel連携
🤖

3. AI突合エンジン

振込データと売掛金を突合。1取引先が複数口座・複数営業所から一括入金するケースもAIが振り分けロジックを処理。

GPT-4o / Claude
📋

4. 消込結果 & 差分レポート

一致分は自動消込完了。差分がある場合はGoogle Sheetsに差分レポートを出力し、経理担当者が確認。

Google Sheets
💬

5. Teams通知

処理完了後、結果サマリーをTeams通知。差分ありの場合は要確認アラート付き。

Microsoft Teams

▶ デモ: 入金消込 実行シミュレーション

銀行振込データと売掛金の突合イメージです。

銀行データを取得中...
🤖 AI突合結果サマリー
項目件数金額
✓ 完全一致 自動消込完了45件¥12,340,000
⚠ 差分あり 要確認3件¥890,000
✗ 未入金2件¥450,000
合計50件¥13,680,000
⚠️ 差分レポート(要確認 3件)
得意先売掛金入金額差額原因(AI推定)
パナソニック(株)
東京+大阪 一括入金
¥520,000 ¥515,000 -¥5,000 振込手数料差引
日立製作所(株)
3営業所 一括入金
¥280,000 ¥280,500 +¥500 過入金(端数調整?)
オムロン(株) ¥95,000 ¥90,000 -¥5,000 一部未入金

📊 差分レポート全件を Google Sheets で開く →

💬 Teams - 経理チャンネル たった今
💰 入金消込処理 完了
・自動消込: 45件 完了
・要確認: 3件 差分あり
・未入金: 2件 未入金
・差分レポート: Google Sheets で確認
WF4: 議事録自動作成
Teams会議・対面商談の両方に対応。会議終了後、AIが自動で文字起こし→議事録生成→所定フォルダに保存→Teams通知まで完結。現状のCopilotでは精度・カスタマイズ性に課題があるため、御社専用のルール(項目・フォーマット)をAIに教え込むことで高精度な議事録を実現。

ワークフロー全体図

パターンA: Teams会議
パターンB: 対面商談
graph LR A1["💻 Teams会議\nレコーディング完了"] --> C["🤖 AI文字起こし\nWhisper"] A2["🎙️ 対面商談\nスマホ音声録音"] --> C C --> D["🤖 AI議事録生成\n御社専用ルール"] D --> E["📁 自動保存\nOneDrive"] E --> F["💬 Teams通知\n確認依頼"] D --> G["📊 HubSpot\n商談記録連携"] style A1 fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed style A2 fill:#fce7f3,stroke:#db2777 style C fill:#fce7f3,stroke:#db2777 style D fill:#fce7f3,stroke:#db2777 style E fill:#dcfce7,stroke:#16a34a style F fill:#fff7ed,stroke:#ea580c style G fill:#dbeafe,stroke:#2563eb

処理ステップ

💻

1-A. Teams会議の録画完了(トリガー)

Teams会議のレコーディングが完了したタイミングで自動起動。録画ファイルをOneDrive/SharePointから取得。

Microsoft Graph API / Webhook
🎙️

1-B. 対面商談の音声録音(トリガー)

スマホのボイスレコーダーで録音した音声ファイルを所定フォルダにアップロード。フォルダ監視で自動起動。営業マンは録音ボタンを押すだけ。

OneDrive フォルダ監視
🤖

2. AI文字起こし

録画/音声データをAIで高精度に文字起こし。話者分離(誰が何を言ったか)にも対応。Copilotより高精度なWhisper + 後処理AIで実現。

OpenAI Whisper / AI話者分離
📋

3. AI議事録生成(御社カスタムルール)

御社のルールに合わせた議事録を自動生成。出力項目(決定事項・ネクストアクション・担当者・期限など)を自由にカスタマイズ可能。Copilotのような汎用出力ではなく、御社専用フォーマットで生成。

GPT-4o / Claude(カスタムプロンプト)
📁

4. 自動保存・SFA連携

議事録テキスト+文字起こしデータをOneDriveの所定フォルダに自動保存。HubSpot導入後は商談記録として自動連携も可能。

OneDrive / HubSpot API
💬

5. Teams通知

議事録の要約をTeamsに通知。参加者全員に共有。内容確認後、必要に応じて顧客へのお礼メール文も自動生成。

Microsoft Teams

Copilot vs 本ワークフロー 比較

比較項目Copilot(現状)本ワークフロー
文字起こし精度 標準的(手直し多い) Whisper + AI後処理で高精度
議事録フォーマット 汎用(カスタム不可) 御社専用ルールで自由設計
対面商談 非対応 スマホ録音で対応
自動保存 手動でコピペ 所定フォルダに自動保存
SFA連携 非対応 HubSpot等に自動記録
お礼メール生成 非対応 商談内容から自動生成

▶ デモ: 議事録自動作成シミュレーション

Teams会議終了後、議事録が自動生成されるイメージです。

音声データを取得中...
🤖 AI文字起こし(抜粋)
[森様] 今、請求書のダウンロードが手動でやってて、それが結構ネックになってて...
[久本] なるほど。取引先のサイトは複数あるんですか?
[森様] そうですね、何社かありますね。あとドキュワークスのファイルで見積もりを管理してて...
[久本] ドキュワークスですね。それをPDFに変換してからAIに読ませる方法もありますし...
[森様] 入金の消込も大変で、複数の営業所から一括で入金されると振り分けが...
📋 AI議事録
営業会議 議事録
2026年4月8日 14:00〜14:45|参加者: 森様、久本、関川
■ 議題・討議内容
  • 請求書ダウンロードの自動化(電子帳簿保存法対応)
  • ドキュワークスの見積データ活用と見積書自動作成
  • 入金消込の効率化(複数営業所の一括入金振り分け)
  • HubSpot導入検討(既存顧客以外のアプローチ管理)
■ 決定事項
  • 請求書DL・見積書作成・入金消込の3業務を優先的に自動化検討
  • 次回は経理担当者・営業担当者も同席して具体的にヒアリング
■ ネクストアクション
タスク担当期限
経理・営業担当者への共有と次回参加調整森様4/11(金)
提案資料・日程候補の送付久本4/9(水)
ドキュワークスAPI検証結果の共有関川4/11(金)
■ 先方の温度感

AI導入に前向き。情報収集段階。請求書DLと入金消込が喫緊の課題。HubSpotは別途検討中。次回は担当者同席で具体的な業務フローの確認へ。

💬 Teams - 営業チャンネル たった今
🎙️ 議事録が自動作成されました
・会議: 営業会議(ニチフ様)
・参加者: 森様、久本、関川
・決定事項: 2件 ネクストアクション: 3件
・保存先: OneDrive/議事録/20260408_営業会議.txt
・文字起こし: OneDrive/文字起こし/20260408_営業会議_transcript.txt